Menjaga Format Data Excel Tetap dalam Operasi Mail Merge Word

6 November 2009 pukul 8:17 am | Ditulis dalam Excel | 1 Komentar
data

Image di atas adalah contoh data dalam Microsoft Excel yang akan digunakan sebagai sumber data dalam mail merge Microsoft Word. Masing-masing cell sudah diformat sesuai dengan yang ditampilkan. Bagaimana agar format data tersebut juga tetap terjaga ketika diterima oleh dokumen Word?

Sebagian dari kita mungkin pernah mengalami, ketika data tersebut dijadikan sumber data dalam mail merge Word, format data dalam dokumen menjadi tidak seperti yang ditampilkan dalam Excel.

dokumen1Agar format data Excel tetap terjaga sampai dengan ketika digunakan dalam Word, pertama kita atur Word dengan memilih ToolsOptions… Pada tab General, beri centang pada Confirm conversion at Open .

option

Setelah itu lakukan langkah-langkah proses mail merge seperti biasa sampai pada tahap memilih file Excel yang akan dijadikan sumber data. Setelah memilih file Excel yang dimaksudkan, akan muncul kotak konfirmasi sumber data, dan pilihlah MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) dan klik OK.

confirm-data-source

Selanjutnya pilihlah nama range yang sudah didefinisikan pada Excel atau memilih Entire Spreadsheet.

select-name-or-range

Kita dapat melihat pada kotak Mail Merge Recipients yang muncul, data-data terformat seperti pada Excel.

mail-merge-recipients

Begitupun setelah merge field sudah disisipkan pada dokumen, datanya terformat seperti pada Excel.

dokumen2

Dengan mengubah format data pada Excel, hasilnya data yang ditampilkan pada Word akan ikut berubah. Ini dapat digunakan sebagai sarana mengupdate format data yang diinginkan.

Hal lainnya, ketika kita membuka file dokumen Word tersebut, akan muncul kotak berisi pertanyaan seperti di bawah.

information

Agar dokumen mail merge dapat berfungsi, maka kita harus memilih Yes.

Artkel ini dikutip dari Master Blog Indonesia  “Mas Eko”

1 Komentar »

RSS feed for comments on this post. TrackBack URI

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Buat situs web atau blog gratis di WordPress.com.
Entries dan komentar feeds.

%d blogger menyukai ini: